Vous devez surement vous demander comment tirer profit de votre signature de mail électronique ?
La statistique laisse songeur, pourtant inutile de préciser que plus de 200 milliards de mails hors spam transitent chaque jour à travers le monde : avec en moyenne 39 mails reçus par jour, chaque internaute français est bien conscient de l’omniprésence et du rôle primordial du courrier électronique, dans la sphère personnelle autant que dans l’univers professionnel.
Si le trafic de mails est incessant, beaucoup de ces messages manquent pourtant trop souvent de susciter l’intérêt de leur destinataire et passent à la trappe. Pour quelle raison ? Tout simplement parce que trop de mails inondent les messageries électroniques, et le sentiment de lassitude émerge rapidement… Pour un réel impact et pour toucher au but, vos mails doivent respecter un certain nombre de règles, être structurés d’une certaine manière. Et en termes de structure, il est un soin tout particulier à apporter à votre signature mail électronique. Dernier élément à apparaître dans le courrier électronique que vous envoyez, la signature mail constitue la dernière impression que vous laissez virtuellement à votre interlocuteur, elle revêt donc une importance majeure.
La signature mail électronique en entreprise, une carte de visite et une arme marketing
En France, un cadre consacre plus de 5 heures par jour à consulter ses mails : il en reçoit 88 et en envoie 34. Un temps considérable passé sur votre boîte électronique, un temps qui se doit d’être d’autant mieux optimisé. Mais avant de réfléchir plus avant aux meilleurs outils et pratiques en matière de signature mail, intéressons-nous un instant à ses enjeux.
L’intérêt du mail est de communiquer rapidement. Si le mail permet en premier lieu de communiquer des informations, en filigrane, le mail va nécessairement véhiculer l’image de marque de votre entreprise. En effet, qui n’a jamais sous-estimé son interlocuteur après avoir reçu de sa part un mail rempli de fautes d’orthographe ? Qui apporte du crédit à un mail reçu depuis un service de messagerie particulièrement old school ? Enfin, qui garde son calme à réception d’un mail signé d’une suite d’émoticônes animées ?!
Au-delà de ne pas nuire à l’image de votre entreprise, votre signature mail peut lui être bénéfique. Comment ? En remplissant ses fonctions : votre signature mail doit non seulement communiquer des informations à votre interlocuteur, mais aussi vous servir d’arme marketing pour promouvoir votre entreprise.
C’est pourquoi nombre d’entreprise ont standardisé leurs signatures et centralisent leur gestion via une seule et même solution du type Microsoft Exchange, Outlook, Office ou encore Google Apps for Work.
L’intérêt d’une gestion centralisée des signatures email est de fournir à chaque collaborateur un template parfaitement fonctionnel pour sa signature mail électronique. L’entreprise a ainsi l’assurance d’afficher une image corporate sur mesure à travers sa communication par emails.
Pour une signature mail efficace et percutante, gardez donc à l’esprit les recommandations suivantes :
- Votre signature mail est votre carte de visite : elle doit réunir l’ensemble des informations permettant à votre interlocuteur de vous joindre facilement. Elle doit bien évidemment être lisible quel que soit le support sur lequel le mail est ouvert, et adaptée en fonction de vos interlocuteurs.
- Votre signature mail est un précieux outil de communication : elle doit véhiculer de manière fidèle l’image de votre entreprise. Elle doit en outre être suffisamment professionnelle et qualitative pour transmettre un message positif, ou du moins ne pas dénigrer votre entreprise. En tant qu’arme marketing, votre signature mail doit faire la différence et marquer les esprits. Enfin, votre signature électronique doit pouvoir provoquer un « call to action ».
Méthodes et outils pour créer une signature mail électronique efficace et percutante
L’élaboration d’une signature mail électronique se scinde en deux étapes : le choix des informations à communiquer et leur mise en forme.
Optez pour un contenu simple et concis
Sachez qu’une signature mail trop longue ne sera pas lue en totalité et ennuiera votre correspondant. A l’inverse, une signature trop courte ne mentionnera pas l’intégralité du contenu utile d’une signature mail efficace. Il s’agit donc de trouver l’équilibre… En tant que carte de visite, votre signature doit nécessairement mentionner, à minima, les informations de contact permettant de vous joindre :
- vos nom et prénom,
- un numéro de téléphone,
- votre adresse mail.
Selon votre secteur d’activité l’adresse email reste toutefois optionnelle. La plupart de vos interlocuteurs comprendront aisément comment fonctionne un email et seront à même d’identifier l’adresse de l’expéditeur. Si l’inclusion de l’adresse mail est encore régulièrement utilisée sur le vieux continent, elle l’est de moins en moins outre-Atlantique.
Dans un cadre professionnel il est important d’inclure le nom de votre entreprise ainsi que votre fonction en son sein.
Il s’agit là du strict minimum.
Cette signature mail par exemple, si elle contient les informations de contact indispensables, est loin d’exploiter toutes les possibilités marketing offertes par les signatures mail.
Une simple mise en forme la rend de suite plus attractive.
Et l’enjeu de votre signature mail électronique n’est-il pas en partie de susciter l’attention de votre correspondant en marquant son esprit ?
Pour cela, ajoutez du contenu média :
- un lien vers votre site web,
- votre logo,
- les icônes redirigeants vers vos réseaux sociaux,
- une icône Youtube vers une vidéo représentative de votre entreprise.
Au-delà de leur caractère ludique, ces différents éléments vont vous permettre de créer un appel à l’action : votre correspondant est désormais susceptible de se renseigner plus facilement sur votre entreprise, et de s’y intéresser d’autant plus ! Peut-être même gagnerez-vous un fan Facebook, une vue sur Youtube ou un abonné à votre newsletter…
Outre ces informations de base, n’oubliez pas d’ajouter en première ligne de votre signature mail le séparateur standard pour bien distinguer la signature du corps du mail.
Quid des disclaimers ? Les mentions obligatoires d’ordre juridique, environnemental ou autre ennuient votre correspondant. Si elles ne sont pas justifiées, réduisez-les au maximum pour ne pas « polluer » votre signature mail électronique.
La première étape consiste donc à évaluer les informations pertinentes à communiquer à travers votre signature email.
En suivant quelques règles simples, vous obtiendrez un rendu professionnel pour la mise en forme de votre signature email.
Les meilleures pratiques pour le design de votre signature mail électronique
Voici quelques astuces pour travailler la présentation de votre signature email :
- Utilisez une palette de couleurs réduite. Trop de couleurs nuisent à la lisibilité. Aussi il est pertinent d’utiliser une palette de couleurs minimale extraite d’un élément graphique de la signature, généralement le logo.
- Minimisez le nombre de polices. Une police unique ou éventuellement deux polices en incluant celle du logo optimisent également la lisibilité. En choisissant une police incluant une version « thin » et « bold » on peut facilement hiérarchiser l’information en jouant sur les épaisseurs et les tailles de la police.
Ainsi ce template utilise 2 polices et une couleur empruntée à la palette du logo :
On remarque l’utilisation de marqueurs de séparation pour bien délimiter l’emplacement même de la signature.
- Misez sur la simplicité. Le standard graphique des signatures email s’appuie sur un design minimal. Ce parti-pris esthétique s’appuie sur la facilité de lecture. Les éléments décoratifs sont en général réduits à leur strict nécessaire car leur présence doit se justifier. Il est également intéressant de réduire au maximum le nombre de lignes utilisées pour présenter les informations. Jusqu’à 4 lignes on bénéficie d’une lecture aérée et agréable.
- Forgez des ancres de lien courtes. Toujours pour les mêmes raisons de lisibilité, on privilégie les liens hypertextes inclus dans des ancres de lien et non les liens hypertextes bruts. Ainsi on choisit un lien du type Twitter et non pas https://www.twitter.com/monContact
- Utilisez des icônes. L’usage de pictogrammes permet de communiquer une information simple avec une grande efficacité. Une petite enveloppe ou un arobase expriment sans ambiguïté l’indication d’un email en s’affranchissant des contraintes linguistiques. Choisissez de préférence des icônes qui correspondent aux standards internationaux et ne laissent pas de place au doute quant à leur interprétation. Vous pouvez par exemple exploiter une police d’icônes Open Source comme Font Awesome. Font Awesome inclut toutes les icônes utiles, y compris les indispensables icônes des principaux réseaux sociaux ou encore celle de Skype.
- Pensez responsive. Une proportion croissante des lectures d’email s’opérant sur mobile, il est primordial de concevoir une signature s’adaptant parfaitement sur petit écran. Les deux principaux axes de réflexion sont : la mise à l’échelle et la position des liens. Le logo peut en effet se trouver altéré par la réduction de ses dimensions. C’est notamment le cas lorsqu’il est accompagné de textes. La solution consiste à créer une version du logo spécifiquement adaptée pour écran mobile. Veillez également à ce que les liens soient facilement cliquables, c’est-à-dire assez gros et pas trop rapprochés.
- Osez les photos. Dans un usage professionnel, la photo s’avère particulièrement percutante. Votre interlocuteur à la sensation de faire « connaissance de visu » avec vous et cela améliore le degré de proximité nécessaire à des échanges fructueux.
Coordonnées, logo, liens vers un site web et des réseaux sociaux et mise en forme harmonieuse, cet exemple à suivre reprend les codes de la meilleure signature mail :
S’assurer de la délivrabilité de votre signature mail
Un mail – et a fortiori une signature mail électronique – peut être lu à partir d’un webmail ou d’un logiciel de messagerie, sur un écran mobile ou sur un PC, entre autres. Accessibilité, affichage des images, apparence des polices et des styles… chaque support souffre de contraintes différentes, vous risquez ainsi de voir votre signature s’afficher différemment en fonction du support de lecture.
Première recommandation pour vous assurer de la délivrabilité de votre signature mail électronique : dans la mesure où certaines messageries n’affichent pas les images, ne configurez pas votre signature sous forme d’image. Eviter cette erreur grossière permettra en outre au destinataire de votre mail d’utiliser facilement vos informations de contact et de vous enregistrer dans ses contacts.
Seconde recommandation primordiale, privilégiez une signature mail au format HTML. Il s’agit en effet du format universel supporté par l’ensemble des messageries : vous êtes sûr que votre correspondant verra s’afficher votre signature de la manière que vous l’avez configurée.
Dernier conseil pour une meilleure ergonomie, faites en sorte que vos images ne soient pas considérées comme des pièces jointes, et prévoyez d’ajouter la balise ALT au cas où votre correspondant filtrerait les éléments au format image !
Toujours concernant les images, il est courant qu’elles ne s’affichent pas correctement chez votre correspondant, notamment si elles sont stockées en local.
C’est le cas dans cet exemple :
Utiliser un service de stockage d’images en ligne permet de les inclure dans le code html de la signature grâce à leurs urls. Les images utilisées en signature doivent également respecter des contraintes de poids. Une image trop lourde mettra du temps à se charger.
Pour finir, sachez que près de 50% des mails sont à ce jour lus sur mobile : l’écran est plus petit que celui d’un ordinateur classique, et la navigation moins aisée. Dans ces conditions, prévoyez une signature mail adaptée en ce sens.
Vous avez intégré les règles de base pour une signature mail électronique efficace et percutante ? Il est temps de les mettre en œuvre ! Pour mettre en page des exemples dans cet article, nous avons utilisé Kompozer, un éditeur HTML WYSIWG gratuit.
Mais pour un gain de temps considérable et un travail simplifié, pourquoi ne pas se fier directement à un outil générateur de signature mail ? Pour vous aider à configurer la meilleure signature mail électronique possible capable de remplir toutes ses fonctions informatives et promotionnelles, nous vous proposons une sélection des outils de signature mail les plus performants, à vous de choisir !
Générateur de signature mail électronique : zoom sur les meilleurs outils disponibles
Letsignit, solution automatisée et centralisée de gestion de signatures mails
Principal atout de cet outil, son interface ludique et user friendly. Accessible à tous, Letsignit vous guide pas à pas depuis la création de votre signature mail jusqu’à l’analyse de performances de vos différentes signatures, en passant par l’intégration de widgets interactifs. Un générateur de signature mail électronique complet et facile à utiliser, lauréat des Vénus Trophées 2015 dans la catégorie « Stratégie et publicité digitale » : un gage d’efficacité marketing pour votre signature mail ! Vous pouvez utiliser gratuitement les services Letsignit en version beta. Pour bénéficier de l’offre Pro et centraliser l’ensemble des signatures mails des collaborateurs de votre entreprise, contactez directement le service client Letsignit.
Wisestamp, pour une signature mail en renfort du succès de votre entreprise
Déjà plus d’un milliard de mails signés grâce à Wisestamp, les chiffres parlent d’eux-même… Wisestamp constitue à ce jour l’un des outils les plus plébiscités, une solution de gestion centralisée des signatures mails pour toute l’entreprise, quel que soit le nombre de ses collaborateurs. Pour une signature mail de niveau professionnel, essayez gratuitement Wisestamp, utilisation en illimité dès $4 par mois.
Si.gnatu.re, la signature mail HTML de base à 0 €
Pour générer une signature mail efficace et percutante, sans vous plonger pour autant dans l’apprentissage du code HTML, utilisez l’outil de base Si.gnatu.re, totalement gratuit ! Vos informations de contact à titre informatif mais aussi des liens vers vos réseaux sociaux ainsi que des images pour une véritable arme marketing. Si.gnatu.re vous permet d’intégrer les meilleurs éléments afin de créer une signature mail électronique aussi attractive qu’efficace. En version gratuite, Si.gnatu.re vous offre votre signature mail valable sans limite dans le temps. En revanche, vous n’avez que 30 jours pour y apporter des modifications, sauf à payer un montant total de $5.
Paramétrer ses signatures mail
Selon votre usage, il peut s’avérer intéressant de décliner votre signature en plusieurs versions. Dans tous les cas il est nécessaire de paramétrer correctement votre ou vos signatures dans votre messagerie. Une signature est ainsi attachée automatiquement à la fin de chaque email, ce qui représente une économie de temps et vous assure de ne pas faire de fautes de frappe.
Chaque service de messagerie propose une procédure distincte pour configurer votre signature mail, vous pouvez en prendre connaissance directement via le centre de support de votre service de messagerie propre ou vous aider d’un tutoriel vidéo.
Pour configurer votre signature mail sur une boîte Gmail, n’hésitez pas à consulter le tutoriel suivant :
Pour configurer votre signature mail sur une messagerie Outlook, vous pouvez consulter la vidéo suivante :
En résumé
Gardez en tête que pour un mail marquant et utile, votre signature mail doit remplir 2 fonctions : renseigner votre correspondant sur vos informations de contact, et promouvoir votre entreprise. Pour y parvenir, retenez ces quelques conseils :
- configurez une signature électronique automatisée, adaptée à votre interlocuteur ;
- prévoyez un contenu à la fois informatif et attractif ;
- assurez-vous que votre signature mail apparaîtra comme vous le souhaitez au moment où votre correspondant vous lira ;
- utilisez votre signature mail pour accroître la popularité de votre entreprise en créant des « call to action » ;
- mesurez la performance de votre signature mail grâce aux outils de gestion de signatures mails professionnelles disponibles en ligne.
Parmi les meilleurs outils de signature mail, vous disposez de 2 types de configurateurs : la solution de base qui vous permet de générer gratuitement une signature mail au format HTML et la plateforme de gestion intégrale des signatures mail de votre entreprise, souvent accessible gratuitement en version d’essai.
Choisissez le meilleur outil signature mail en fonction de votre budget, mais aussi de vos besoins. Et n’oubliez pas : une bonne signature mail peut constituer une arme marketing puissante…
N’hésitez pas à partager vos commentaires, vos conseils et recommandations en matière de pratiques et outils de signature mail électronique !