Le mail de relance est central pour toute activité commerciale. Vous avez transmis une offre à votre prospect il y a déjà 15 jours, et toujours pas de nouvelles… Vous ne vous séparez plus de votre téléphone configuré en mode sonnerie volume maximal, vous actualisez votre boîte de réception toutes les 5 minutes, vous gardez même un oeil sur le fax mais rien. Pourtant vous y croyiez. Qui plus est la pression est importante et vous avez réellement besoin de conclure avec ce client potentiel, question d’objectifs.

Pas d’inquiétude, il n’est pas rare qu’une offre commerciale reste sans réponse. Le remède infaillible : le mail de relance, tout simplement !

Imaginez : votre prospect a sans doute d’autres dossiers à traiter, votre offre s’est peut-être glissée dans son dossier spam, il est également possible que votre client potentiel ait justement choisi cette période pour prendre un mois de vacances. Bref, les hypothèses sont nombreuses. En tout état de cause, VOUS DEVEZ RELANCER VOTRE PROSPECT PAR MAIL. Mais attention, le mail de relance est un art bien délicat qu’il s’agit de maîtriser à la perfection, d’abord pour ne pas se priver de l’opportunité de nouveaux clients, et surtout pour augmenter sa force commerciale de manière exponentielle, et sans frais ! Jusqu’à près de 20% d’augmentation de votre chiffre d’affaire via une stratégie de mails de relance prospect correctement paramétrée, le rapport coût/avantage est indéniablement en votre faveur…

Comment relancer un prospect : les 3 meilleures pratiques pour un mail de relance efficace

Conseil n°1 : analyser les données de lecture de vos mails et le comportement de votre prospect

Première arme efficace pour un mail de relance utile : l’analyse des données de lecture de votre offre initiale. Votre prospect a-t-il déjà lu votre mail ? Si oui, quand l’a-t-il lu ? Combien de fois ? A-t-il ouvert des pièces jointes ou a-t-il cliqué sur un lien ? Lesquels en particulier ?

En fonction des réponses à toutes ces questions, vous pouvez déduire de nombreuses informations notamment quant à l’emploi du temps de votre prospect et ses centres d’intérêt. Toutes ces informations vous indiquent très naturellement la marche à suivre pour adresser ensuite un mail de relance adapté tout particulièrement à ce client potentiel. Et quoi de plus convaincant qu’un mail de relance personnalisé…

Par exemple : si votre prospect est particulièrement intéressé par le contenu vidéo de votre offre (il a visionné votre présentation plusieurs fois), pensez à lui proposer de nouveau une vidéo dans votre prochain mail de relance ; si votre prospect a ouvert la majorité de vos mails sur smartphone, adaptez le contenu de votre prochain mail de relance pour une lisibilité optimale.

Pour obtenir une analyse qualitative des données de lecture de vos mails, n’hésitez pas à utiliser un outil en ligne dédié. Voici une sélection des meilleurs outils disponibles pour un mail de relance performant.

MailMerge, emailing gratuit avec Gmail, Thunderbird et OpenOffice

MailMerge permet de définir des campagnes d’emails personnalisées. Outil basique mais efficace, MailMerge présente l‘avantage de la gratuité.

Le principe de fonctionnement est simple :

  1. Vous définissez des Template d’emails avec des paramètres à remplir dynamiquement, typiquement le prénom d’une personne
  2. Vous préparez un fichier Excel avec autant de ligne que d’emails que vous souhaitez envoyer. Le nom des colonnes doit correspondre aux paramètres de vos Template d’emails
  3. Vous préparez une campagne email qui se compose :
    1. D’un fichier Excel d’import comportant les adresses emails et autres paramètres à remplir dynamiquement
    2. D’une suite de mails Template qui seront envoyés successivement les uns à la suite des autres. Une série s’arrêtera automatiquement si votre prospect répond à l’un de vos emails.

La solution MailMerge existe pour Gmail via Google Sheets, Mozilla via un add-on mais aussi Office.

Pour bénéficier des fonctionnalités MailMerge sur Thunderbird et OpenOffice, vous pouvez visionner le tutoriel video suivant :

YesWare, un panel d’outils de suivi commercial pour vos services de messagerie Gmail et Outlook

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YesWare vous alerte dès l’ouverture de vos mails par vos prospects, mais aussi au moment où l’un d’eux ouvre une pièce jointe, clique sur un lien ou visualise une présentation. Vous obtenez ensuite un récapitulatif qui vous indique quels sont vos clients les plus intéressés ainsi que les contenus qui les mobilise le mieux.

Et pour un mail de relance utile et sans contrainte, pensez programmation d’emails, une fonctionnalité YesWare très utile ! YesWare inclut la fonctionnalité de MailMerge qui permet de définir des campagnes d’emails personnalisées.

Pour tester toutes les options YesWare et vous familiariser avec l’outil, testez-le gratuitement pendant 28 jours.

Tilkee, outil d’optimisation de la relance mail de vos prospects par suivi de vos propositions commerciales

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Ludique et intuitif, l’outil de relance mail Tilkee a l’avantage d’offrir aux commerciaux une solution clé en main pour l’envoi de leurs propositions commerciales. Une plateforme en accès exclusif où stocker l’ensemble de vos documents (.doc, .pdf, .jpeg, .mov, etc.) pour un accès privé et facilité par votre client potentiel, des alertes de lecture en temps réel, des statistiques détaillées et des conseils de relance, vous disposez de toutes les informations indispensables pour préparer un mail de relance utile. Fini le temps où votre prospect recevait votre mail de relance avant même d’avoir ouvert votre proposition commerciale initiale !

Tilkee est accessible à partir de 19€ par mois. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à profiter d’un essai gratuit pendant 14 jours. Vous pouvez en outre découvrir toutes les fonctionnalités Tilkee via une démo ou un tutoriel vidéo :

SendinBlue, solution marketing pour l’envoi d’Emailing, d’Emails Transactionnels (SMTP) et pour le Marketing Automation

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A l’image de nombreuses autres plateformes d’envoi de campagnes mail et newsletters de la sorte (MailChimp, Sarbacane ou ActiveTrail, entre autres), SendinBlue vous permet de paramétrer des stratégies commerciales de masse. Pour une stratégie commerciale ciblée, SendinBlue vous offre en outre la possibilité de bénéficier de toutes les fonctionnalités utiles en matière d’emailing pour un usage à destination d’un prospect unique. Taux de lecture, liens ouverts et autres données nominatives, vous obtenez l’ensemble des informations nécessaires à la configuration – automatique ou non – d’un mail de relance efficace pour conclure assurément avec votre client potentiel.

L’outil SendinBlue est accessible gratuitement dans sa version basique. Préférez néanmoins un forfait à partir de 5,49€ par mois pour profiter de plus de fonctionnalités et ainsi configurer vos mails de relance en parfaite connaissance de cause : l’assurance d’une prospection commerciale en ligne hautement performante.

Wizishop, création de site e-commerce avec configurateur de relances automatiques par mail

Dans un registre différent, l’outil Wizishop se dote de fonctionnalités utiles pour booster votre commerce en ligne. Il dispose notamment d’une fonction Auto-Mail Booster : vous configurez de manière automatique vos mails de relance, en fonction d’une analyse systématique des données d’utilisation de votre site récoltées directement pour vous par Wizishop. Par exemple, vous pouvez préparer un mail de relance type qui sera envoyé à vos clients potentiels qui auront rempli leur panier d’achat sans finaliser leur commande. Wizishop connaît le comportement de vos prospects, il leur adresse ainsi des mails de relance au bon moment ainsi qu’à la bonne fréquence, et se substitue à vous dans le rôle de commercial !

Pour bénéficier de la fonction Auto-Mail Booster dans le cadre de votre entreprise e-commerce, comptez à partir de 79€ par mois pour la solution Wizishop toutes fonctionnalités incluses. Ce tutoriel vous explique très précisément le mode de fonctionnement du configurateur de relances par mail automatiques :

Conseil n°2 : bien doser le nombre et la fréquence des mails de relance

Il s’agit de trouver le bon équilibre entre trop de mails de relance et pas assez : ne pas relancer représente un important manque à gagner et une occasion ratée d’acquérir un client ; à l’inverse, qui n’a jamais été exaspéré de crouler sous les mails insistants et incessants d’un commercial maladroit ? A vous de trouver le juste milieu, avec toujours en tête cette règle d’or qui gouverne en matière de nombre de mails de relance : pas plus de 7 par prospect.

Adaptez la fréquence de vos emails en fonction de votre interlocuteur

De même, ne gaspillez pas toutes vos cartouches en envoyant 2 mails successifs, et n’attendez pas non plus 3 mois avant de relancer un prospect : il faut savoir adapter la fréquence de vos mails de relance en fonction du type d’interlocuteur et de la nature de la proposition commerciale à laquelle vous souhaitez qu’il adhère sans délai. Pour une fréquence bien dosée, n’hésitez pas à prendre en compte les données de lecture de vos mails précédents et le comportement de votre prospect. Ainsi, à titre d’exemples :

  • attendez au moins que votre client potentiel ait lu votre offre avant de lui envoyer un nouveau mail ;
  • si votre client ne lit pas votre mail initial, demandez-vous si il n’a pas été filtré en tant que spam et renvoyez-lui un mail avec un nouvel objet, après l’avoir prévenu par téléphone ;
  • votre prospect vient de lire votre mail et a ouvert les pièces jointes à plusieurs reprises ? Il est tout particulièrement concentré sur votre offre, peut-être est-ce le moment idéal pour qu’il reçoive un mail de relance…

Envoyez votre email au moment le plus opportun pour votre interlocuteur

Oui il est très important que vous choisissiez bien votre moment. Un mail de relance pour une acceptation de devis reçu un lundi matin à l’ouverture de la bourse peut être légèrement agressif, alors qu’un message à peine aperçu un vendredi quelques heures avant le départ en week end de votre prospect risque fort de passer à la trappe. Misez plutôt sur les mardi, mercredi et jeudi, à des heures de travail adaptées. A contrario, un mail contenant une offre commerciale relative aux loisirs sera consulté avec d’autant plus de plaisir un lundi matin alors que votre destinataire reprend à contrecoeur sa semaine de dur labeur. En bref, pour le moment idéal auquel envoyer votre mail de relance, mettez-vous tout simplement à la place de votre cible et posez-vous la question suivante : aimerais-je recevoir ce mail maintenant ?

En tout état de cause, la bonne pratique consiste à bien doser le nombre et la fréquence des mails de relance, afin de vous rappeler régulièrement au bon souvenir de votre prospect, sans pour autant s’immiscer de trop dans son quotidien.

Conseil n°3 : rédiger un contenu utile et convaincant

Pour un mail de relance efficace et un client gagné, soyez malin : faites la différence ! A l’heure du mail omniprésent, des alertes LinkedIn, des notifications WhatsApp et des Messengers Facebook, partez du constat que votre mail est noyé parmi un volume de contenus informatifs considérable.

Assurez-vous de la delivrabilité de votre email

Pour vous démarquer et vous assurer que votre mail de relance retiendra l’attention de votre prospect, vous allez devoir redoubler d’imagination et de professionnalisme dans la rédaction du contenu de votre message. Au-delà de votre mission qui consiste à déjouer les réticences d’un client potentiel, harcelé de mails et d’offres plus alléchantes les unes que les autres, vous allez également devoir passer le barrage du système de filtrage ingénieux mis en place par de nombreux services de messagerie pour bloquer les mails indésirables et les spams. Pour cela, faites attention, entre autres, à l’objet de votre mail de relance. Pour vous assurer de la délivrabilité de vos mails :

Un véritable parcours du combattant, à franchir aisément à condition de se plier aux bonnes pratiques suivantes : créer un contenu utile et convaincant.

Créez un contenu utile

Pour un contenu utile, veillez à mentionner dans chaque mail de relance une information nouvelle et intéressante. Vous pouvez aussi en profiter pour répondre à une objection régulièrement formulée ou un argument avancé par votre interlocuteur pour rejeter votre offre de but en blanc. Et pourquoi ne pas demander directement à votre prospect pourquoi il ne donne pas suite à votre offre ? Plus vous créerez un appel à l’action, plus vous aurez de chances d’obtenir une réponse.

Créez un contenu convaincant

Pour un contenu convaincant, utilisez la technique du « compte à rebours » en avertissant votre prospect que votre offre est valable dans un certain délai. Vous pouvez également choisir d’utiliser votre mail de relance pour proposer une offre encore plus alléchante… Enfin, pour insister encore, n’hésitez pas à poser cette question qui ne pourra être laissée sans réponse : avez-vous bien reçu mon message précédent ?

En tout état de cause, veillez à utiliser un contenu toujours cordial et personnalisé. Sachez-en outre que vous gagnerez nécessairement à construire un contenu attractif : apportez un soin tout particulier à votre mise en page, et n’hésitez pas à illustrer vos propos d’images et de vidéos pertinentes.

Comment relancer un prospect : exemples concrets de mails de relance efficaces

Selon le contenu de votre proposition commerciale et en fonction de votre interlocuteur, vous n’allez pas construire votre mail de relance de la même manière.

Le mail personnalisé

Vous pouvez par exemple opter pour un mail personnalisé, de sorte que le prospect réalise que vous vous adressez à lui en propre, et que vous mettez un soin tout particulier à engager une relation de qualité :

mail-de-relance-personnalise

Ce mail de relance n’est pas interactif, mais il donne l’impression d’avoir été écrit par une personne, pour une personne, et non par des robots. Cette technique peut être très convaincante à notre ère.

L’appel à l’action

Vous pouvez préférer un mail automatisé contenant des informations utiles ainsi qu’un appel à l’action, par exemple :

mail-de-relance-call-to-action

Ce type de mail de relance a le mérite de susciter l’intérêt de votre prospect, et de le faire interagir dès réception du message.

Les photos et les vidéos

Plus attractif, un mail de relance avec photos et/ou vidéo captera sans doute d’avantage l’attention de votre prospect. Ce procédé est utilisé par exemple à bon escient ici :

mail-de-relance-video

Et dans cet exemple :

mail-de-relance-photo

Conclusion

Quelle que soit la stratégie pour laquelle vous décidez d’opter, un mail de relance ne peut être qu’utile, n’hésitez pas à en faire usage. Et pour une efficacité optimale, gardez en tête les meilleures pratiques et exemples qui marchent !

Et vous, quels outils utilisez-vous ? N’hésitez pas à partager avec nous votre expérience.

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